総会前の準備（資料作成）

今週の19日金曜日には、ＰＴＡ行事の一つの山場であるＰＴＡ総会があります。

それに向けて、本部役員で共同で資料作りを行いました。

例年、二日もしくは、1日の午前・午後などに分けて、2交代体制で作業をしているものですが、今年は何かとスムーズに事が運び、午前中のうち(約3時間)に作業が終わりました。

菅原小のPTA会員総数は約380名で、それに合わせて400部×17ページ(両面9枚)の資料を作成するわけですが、それは片面換算で6000ページも印刷することになります。

これだけで、職員室の2台の印刷機がフル稼働でも1時間程度かかり、もし紙詰まりなどトラブルが発生するとさらに時間がかかります(それでも、印刷機はかなり高速で、1面約1秒程度)。

その後、表紙に番号づけ(出席者の数を迅速に把握するため)、資料を各部にまとめる作業を流れ作業で行います。

一人で黙々とやると思うとつらい作業ですが、ワイワイ・ガヤガヤとやっていると、意外と気づいたらできているという感じでした。

作業の効率化のために人数が必要ですが、それだけでなく、こういう単調作業を”楽しい”共同作業に帰るためにも、ある程度の人数が必要ですね。

会長の私は、不器用で手さばきが遅かったため、流れ作業からあぶれて、できた資料を段ボール箱に詰める係に自然と割り当てられてしまっていました・・。
こういう作業時に手作業の効率や、仕事の仕切り方など、意外と性格が出てきますね～(私がこういう実務に向かないこともばれた)。

前任の会長さん、会計さんや会計監査委員の方、もちろん内容のチェックや資料作成にご協力いただいた本部役員の方など、多くの方の手を経て資料自体も出来上がっており、こういう裏方の作業がまさにＰＴＡ活動という感じです。
関わった皆さんに感謝です（まだ総会オワッテイナイ）！