バザー前日準備(11/2)

バザーの成否はほとんど準備にかかっていると言っても過言ではないと思います。
バザー自体は11/3ですが、前々日の11/1から、カミーノ(中央公民館)や押野児童館から長机や”ばんじゅう”を借り入れて搬入をしました(もちろん、9月半ばにはそれらの予約を事前にしてあります)。
また、11/1には、学童のダンボール運びもおやじの会と協力して行いました。

11/2(9時～13時)には、各店舗と提供品会場の準備を行いました。(一部本部役員は8:30集合をして、養生テープで店舗の配置を決める作業など行った)

昨年までは、午前の部と午後の部の2つに分けていましたが、ほとんどの店舗や提供品、会場全体の準備も半日程度で終わる様子だったので、今年はなるべく午前のみということに設定して行いました。

実際、無事に13時過ぎぐらいまでですべての準備作業を終えることができました。

提供品売り場の様子。今年は「ふわふわぞうさん」はないので、バザーの中心として提供品売り場は体育館に配置しました。バリケードをパイプ椅子にしたら、当日はそれに座ることができて一石二鳥でよかったとの声があったようです。おととしは児童イスか踏み台(合唱用の台)だったという記憶がありますが、それだと座りにくかったりというのがあるんでしょうね。

また、提供品売り場をプレイルームから体育館に移動するので、防犯対策として2階のテラスに防犯カメラを置くことや、入り口と出口を分けることにしました。体育館入り口側から入って、舞台側にあるレジのそばから出る形でした。

また、収容人数を増やすため、ござ＋短い脚の机(学童さんから30台ほど借用)スペースをふやし、足の長い机(カミーノから借用)を22台(例年は40台)と減らしました。これが功を奏したのか、例年はある「飲食スペースが少ない」という不満の声は出てないようにおもいます。長足の机だと、1台に最大3人しか座れませんが、ござだと、つめれば4人以上座れたり、机間の脇のスペースも利用できるため、実際に収容人数が増えていました。

途中、来週開催予定のおやじの会の「防災キャンプ」の取材もバザー会場でおこなわれていました。

前日準備に関する反省点としては、以下の点がありました。

・「午前」という時間指定だけだったので、一斉スタートはできず、ばらばらだったため、会場準備を効率よくはできなかったという点。
--> 来年からは、集合時間を9:00と決めて、初めに会場設営を全員でやってから各店舗の準備に取り掛かるという形にすれば、より効率的に作業が進むと思いました。また、全員揃えば、朝礼で調理に関する衛生管理やそのグッズの確認などができます。

・備品リストが本部役員の分しかなかった。
--> 備品リストのコピーを多めに印刷しておけば、情報共有がスムーズだったと思います。

・バザー当日になって事後的に「トレイをもらってない」という不満も出ていた。
-->前日の内に備品がいきわたったか確認が必要だった。

・提供品の値段設定が甘かった。
--> 当日の開場前に値段を再検討しましたが、これも経験者を集めるなどして前日にやっておいたほうがよかった。

・会計書類の予備と反省・感想文を当日終了後に配布した。
--> 前日にやっておいたほうがよかった(これも前日準備で朝礼があったほうがよい)。